لتجنب خسارة الوقت هباءً 4 نصائح لتخطيط المشروعات

[imported_محمد]

هنالك إستراتيجيات وتوصيات فعالة، يمكن اتباعها من أجل تنظيم وقتك بشكل أفضل وتجنب الضغوط النفسية والمشاعر السلبية التي ترافق ضياع الوقت دون إنجاز الكثير مما نطمح إليه، على غرار ضبط قائمة مهام يومية، وتقسيم المهام الشاقة إلى أجزاء فرعية، وتحديد الأولويات.
يقول الكاتب ناهوم منتغود روبيو -في هذا المقال الذي نشرته "بسيكلوخيا أي منتي الإسبانية" (Psicologiaymente)- إن العالم في عصرنا الحالي بات متسارعا بشكل لا يصدق، وهذا يجعلنا دائما في سباق مع الزمن من أجل إتمام مهامنا قبل نهاية اليوم. ومن أجل القيام بمسؤوليتنا المتعلقة بالعمل أو الدراسة، نجد أنفسنا مجبرين أحيانا على التخلي عن وقت الراحة أو فسحة الترفيه التي نحن في الواقع نحتاجها بشدة.
غياب التخطيط المحكم يجعلنا نتعامل مع الحياة بعشوائية، وبالتالي نشعر بأن الساعات والأيام والشهور والسنوات تمر سريعا أمام أعيننا وتفلت من بين أيدينا، وأن عقارب ساعة الحياة تتحرك دون أن نحرز تقدما يجعلنا نشعر بالرضا عن إنجازاتنا.
ولكن -بحسب الكاتب- يمكننا تغيير هذا الواقع، وتحسين مهارة إدارة الوقت، وإنهاء كل المهام التي خططنا للقيام بها كل يوم. ولبلوغ هذا هناك 4 نصائح يجب التقيد بها:
1- قائمة المهام:
لا يمكننا إدارة ساعات النهار بشكل جيد دون التخطيط الجيد لذلك اليوم. ورغم أن هذا الأمر يبدو بديهيا، فإن غالبية الناس في الواقع يتجاهلونه أو يقللون من أهميته. وعندما تستنفد كل طاقتنا في مهام صغيرة صباحا على سبيل المثال، يحل المساء فنجد أنفسنا منهكين وغير قادرين على مواجهة أي تعقيدات أو اتخاذ قرارات. كما أن غياب قائمة مهام مضبوطة، تكون بين أيدينا منذ الصباح الباكر، يجعلنا ننسى تلك المهام أو نتجاهلها ونؤجلها بسبب الكسل أو سوء التصرف.
كل هذه المشاكل يمكن تجنبها بكل بساطة، من خلال الجلوس للتفكير قليلا وتسجيل كل المهام على ورقة أو على الهاتف الجوال. هذا سيجعلنا على اطلاع مستمر على أهدافنا ومسؤولياتنا كل يوم أو أسبوع. وكلما أنهينا مهمة نقوم بشطبها والمرور لما بعدها، دون اضطراب أو ارتجال. هذه القائمة يمكن أن تضم الوقت المخصص لكل مهمة، وموعد الشروع فيها.
2- كبيرة أم صغيرة؟
بعد الانتهاء من ضبط قائمة بما سننجزه في يوم ما، يمكننا بعد ذلك تقسيم مهامنا إلى أهداف فرعية صغيرة، للحفاظ على التحفيز خاصة الأعمال التي تستغرق ساعات طويلة. وكلما أنجزنا جزءا من العمل في نصف ساعة مثلا، نشعر بالمزيد من الحماس والرضا، وهكذا نتقدم شيئا فشيئا نحو الانتهاء من العمل. هذه الطريقة تجعلنا ننظر أكثر للنصف الملآن من الكأس، بعد كل شوط نقطعه.
فمثلا إذا كنت تخطط لإعداد تقرير في مكتبك يستغرق ساعتين على الأقل، يمكنك بكل بساطة تقسيم العمل لمهام صغيرة، والتفكير في أنك ستنجز 5 أجزاء من العمل كل منها يدوم أقل من نصف ساعة. وستشعر بالمزيد من الحماس والارتياح بعد الانتهاء من كل جزء من التقرير.

بعد إعداد قائمة المهام وتقسيم بعضها إلى أجزاء صغيرة يحين وقت ترتيب الأولويات

3- حدد الأولويات:
بعد إعداد قائمة المهام وتقسيم بعضها إلى أجزاء صغيرة، يحين وقت ترتيب الأولويات. وهنالك معايير تحدد مدى أهمية كل عمل وترتيبه في سلم الأولويات. كما يميل البعض للبدء بالمهام الأكثر تعقيدا والتي تستهلك وقتا كبيرا، وترك المهام البسيطة للفترة المسائية عندما يكونون في حالة إرهاق.
وبشكل عام، يجب تحديد المهام الطارئة أولا، والتحلي بالواقعية عند التخطيط، وتجنب تأجيل ومراكمة مهام تتطلب تركيزا كبيرا، فقد تؤدي مجتمعة إلى شعورنا بالعجز والانهيار أمام الضغوط. ومن أجل التنصيص على مدى أهمية الأعمال المبرمجة يمكن استخدام نظام اختلاف الألوان، أو علامات التنقيط، أو أي رموز أخرى.
ويمكننا أيضا إعادة كتابة القائمة بحسب ترتيب الأهمية التي قررناه، وضبط منبه الهاتف لتذكيرنا بالطوارئ والأولويات، لتجنب النسيان والارتباك. بالطبع يمكن أن تحدث المفاجآت أثناء اليوم تدفعنا لتغيير مخططاتنا وإعادة ترتيب الأولويات، وهذه الأمور يجب التعامل معها بمرونة، مع الالتزام قدر المطلوب بما هو مبرمج سلفا.
4- التخطيط للحياة يعني كل شيء:
يؤكد الكاتب أهمية التخطيط المحكم لكل عمل نقوم به، ولكن هذا ليس الشيء الوحيد الذي يجب تنظيمه في حياتنا، إذ إن أهدافنا وهواياتنا وأوقات الفراغ أيضا يجب التخطيط لها، لكي نضمن التناغم بين حياتنا المهنية والشخصية، ونستفيد من وقتنا على النحو الأفضل.
على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في تعلم لغة جديدة، يجب عليك إدماج عملية التعلم ضمن جدول مهامك اليومية، مع تقسيم هذا الهدف الكبير إلى أهداف فرعية قصيرة المدى، مثل تعلم عدد من المفردات الجديدة، والتدريب على النطق الصحيح، وقراءة قصص أو كتب باللغة المستهدفة.